Les données personnelles collectées dans les formulaires d’adhésion aux « Amis du Luxy » sont traitées par le Luxy, cinéma municipal de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre aux usagers de bénéficier de tarifs préférentiels et si ils le souhaitent recevoir des informations sur le programme et des invitations aux évènements organisés par le Luxy.

Les données obligatoires sont marquées d’une « * ». Il s’agit du nom, prénom, adresse postale et dans le cas de la carte jeune, de la mention « moins de 26 ans».

L’abonnement est d’une durée d’un an. Les informations liées au compte sont conservées durant 3 ans à partir de la première inscription, que la personne renouvelle son abonnement ou non. Elles sont mises à jour à la demande des personnes concernées.

En cochant les cases correspondantes, les usagers acceptent de recevoir les programmes, adulte ou jeune public, mensuels par mail et moyennant finances par courrier postal et/ou des invitations aux évènements organisés par le Luxy

Pour les personnes non-adhérentes mais souhaitant recevoir le programme mensuel par mail ou des invitations, les données minimums nécessaires sont collectées oralement au guichet et conservées durant 3 ans.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé, y compris la photo prise sur place et les informations bancaires collectées dans le logiciel Monnaie Services pour permettre le bon déroulement de la prestation.

Compte tenu d'un nombre de demandes très supérieur au nombre de places disponibles et dans un souci d'équité la ville organise à partir de septembre 2022 un système de pré-inscription par tirage au sort pour les places non pourvues (après la campagne de ré-inscriptions) dans les cours et ateliers proposés par le conservatoire de musique et de danse, le Hangar (Scène de musique actuelle) et la galerie Fernand Léger (Arts plastiques) de la ville d'Ivry-sur-Seine, dans le cadre de ses missions d'intérêt public. Les modalités de ce tirage au sort sont consultables ici.

Les personnes souhaitant participer au tirage au sort ou leurs parents (titulaires de l'autorité parentale ou tuteurs légaux) s'il s'agit de mineurs, communiquent de façon volontaire - en plus des cours et ateliers souhaités - leurs données personnelles à la ville d’Ivry-sur-Seine (responsable de traitement) dans des formulaires dédiés à chaque équipement.  Ces données sont obligatoires. Il s'agit de la date de naissance de la personne souhaitant se pré-inscrire et de ses nom, prénom, adresse, numéro de téléphone (portable ou fixe) adresse mail ou le cas échéant des nom et prénom, numéro de téléphone (portable ou fixe), adresse mail d'au moins un parent ou a défaut, d'un titulaire de l'autorité parentale ou d'un tuteur légal.

Le traitement de ces données est réservé aux seuls services habilités de la collectivité ayant opté pour la pré-inscription par au tirage au sort (Conservatoire, Hangar, Galerie).

Les formulaires de collecte permettent également de recueillir le consentement des personnes ou de leurs parents pour la publication de leurs données dans les PV de résultat des tirages au sort (nom, prénom, cours ou atelier, ordre du tirage). Cette publication est incontournable pour le bon déroulement du tirage au sort, en conséquence ce consentement est obligatoire pour valider la participation de la personne et le non-consentement vaut renoncement.

Dans ces formulaires, les personnes peuvent également consentir ou non à :

• Recevoir la communication des services culturels de la collectivité,
• Recevoir l'ensemble de la communication municipale,
• La réutilisation de leurs données dans le cadre du tirage au sort de l'année suivante.

Ces formulaires sont collectés dans des urnes scélées et dédiées à chaque équipement dans le cadre du Forum de rentrée organisé par la collectivité et font l'objet d'un tirage au sort, par cours et atelier, le premier lundi suivant la tenue du forum en présence de Monsieur le Maire et de certains de ses adjoints.

Le résultat des tirages au sort est publié dans un procès-verbal (PV) ou les participants sont classés chronologiquement en deux listes : l'une pour les participants ivryens, l'autre pour les participants non ivryens. Ce PV est consultable sur demande auprès des responsables des services concernés. En fonction des places disponibles pour chaque atelier ou cours, les personnes tirées au sort en premier par ordre chronologique sont réputées pré-inscrites. Elles en seront informées individuellement par mail et seront invitées àconfirmer (dans des délais contraints) leur inscription à l'atelier ou au cours choisi.

A l’issue du tirage au sort, l’ensemble des formulaires de collecte et les données personnelles qu’ils contiennent seront conservés de façon sécurisée en base active pour permettre le suivi des consentements pendant une durée d’un an minimum et ne pouvant excéder deux ans, sauf en cas d’action contentieuse ou d’exercice des droits.

Le PV du tirage au sort et les données personnelles qu’il contient (ordre du tirage, ateliers et cours demandés, liste des candidats ivryens tirés au sort et le cas échéant liste des candidats non ivryens tirés au sort) sera conservé de façon sécurisée en base active pendant une durée maximale de deux ans, sauf en cas d’action contentieuse.

Par ailleurs, les données des participants non retenus seront conservées dans un fichier dédié et sécurisé pour permettre leur inscription en cours d’année en cas de désistement.

En cas consentement à leur réutilisation, les données collectées feront l’objet de nouveaux traitements similaires dans le cadre du tirage au sort l’année suivante.

Enfin, les données des participants retenus feront l’objet de nouveaux traitements dans le cadre de l’inscription et de la tenue des ateliers ou cours municipaux concernés. Ces traitements feront l'objet d'une information spécifique des personnes lors de leur inscription et/ou de leur participation.

Les données personnelles confiées par les usagers dans les courriers ou courriels sont traitées par la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, dans le cadre de ses missions d’intérêt public.

Le service courrier enregistre ces données et le courrier ou courriel reçu dans une application dédiée et sécurisée puis les diffuse sous forme numérique et sous forme physique pour les documents papier, selon une procédure établie, pour permettre au(x) service(s) concerné(s) par l’objet du courrier d’en traiter le contenu et d’y répondre le cas échéant.

Les données personnelles ainsi enregistrées sont susceptibles d’être réutilisées par le responsable de traitement pour la réponse et par le(s) service(s) concerné(s) dans le cadre de finalités propres et cohérentes avec l’objet initial du courrier ou courriel.

Seules des personnes dûment identifiées et habilitées sont destinataires de ces données qui seront conservées par les services pendant une durée permettant si besoin la réponse, proportionnée à la sensibilité du courrier et aux finalités de chaque cœur de métier.

Ces données sont aussi susceptibles de faire l'objet d'un archivage patrimonial une fois le courrier clos.

Dans tous les cas, les données seront conservées pendant une durée minimum de trois ans dans la base courrier pour permettre la recherche des courriers sur demande au service courrier.

Les données personnelles collectées dans les formulaires de candidature à l’acquisition de résidence principale sont traitées par les services de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre la priorisation, les études statistiques et le cas échéant le suivi des valeurs immobilières et foncières. Les données obligatoires sont marquées d’une « * ».

Les critères des priorisation utilisés par le service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine sont synthétisés dans le tableau ci-dessous :

(1) Un primo accédant est une personne ou un ménage achetant pour la première fois son logement (résidence principale) ou qui n’a pas été propriétaire de son logement dans les 2 ans écoulés. Ces conditions s'appliquent pour chaque personne qui constitue un ménage lorsqu'il s'agit d'un achat commun.

Ces données ont aussi vocation à être exploitées dans le cadre de chaque opération par le promoteur concerné à des fins de gestion de la relation commerciale et par un huissier à des fins de gestion des dossiers des candidats, de sécurité financière (impayés, fraude, blanchiments…) et de réponse aux obligations légales et réglementaires.

Seules les personnes habilitées des services du développement urbain de la ville d’Ivry-sur-Seine ou habilitées par le promoteur et l’huissier en charge de chaque opération seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé et seront conservées :

• Par la ville d’Ivry-sur-Seine pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités susmentionnées
• Par le promoteur et l’huissier durant l’opération. Ces partenaires devront détruire les données recueillies dans le dossier de candidature à la fin de l’opération concernée, sauf recueil par le promoteur du consentement  des personnes pour étendre la durée de conservation à la durée légale (3 ans après le dernier contact pour les contacts commerciaux) et utiliser les données recueillies dans le dossier de candidature pour de nouvelles finalités. Les nouvelles conditions de traitement des données devront alors être clairement exposées aux personnes concernées.

Les données personnelles confiées par les usagers au service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, sont traitées à des fins de communication et de statistique pour répondre à sa mission d’intérêt public et leur permettre de bénéficier des informations sur les programmes en accession et de recevoir les invitations aux avant-premières.

Toutes les données demandées sont obligatoires pour permettre le bon déroulement de la finalité. Elles seront conservées pendant la durée nécessaire à l’exercice de cette finalité et mises à jour à chaque campagne d’acquisition ou à la demande des personnes concernées.

En cochant la case correspondante, les usagers acceptent que la ville d’Ivry-sur-Seine transmette les données communiquées aux promoteurs en charge des programmes en accession.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé.

Pour traiter les demandes et les attributions de logement social, deux systèmes d’information sont interfacés en temps réel : le SNE (système national d’enregistrement dédié au logement social accessible par le biais de la plateforme Cerbère: http://sne.info.application.logement.gouv.fr/comment-acceder-au-sne-r34.html ) et Péléhas (logiciel de traitement des demandes et attributions de logements utilisé par la ville d’Ivry-sur-Seine).

Dans le cadre du SNE, la ville d’Ivry-sur Seine est un acteur du traitement parmi l’ensemble des acteurs connectés et utilisateurs de ce système. Ce système est alimenté par des données collectées dans des formulaires en ligne ou papier par chacun des acteurs (Demandeurs, Etat, guichets enregistreurs d’Ile de France : bailleurs, communes, Action Logement).

Les supports physiques de cette collecte (CERFA) sont fournis par l’Etat au titre de l’article R 441-2-2 du code de la construction et de l’habitation, tout comme le portail numérique national (SNE). Dans le Cerfa les données marquées d’un « (1) » sont facultatives.

Dans ce cadre, les données personnelles collectées dans les formulaires de demande de logement social sont traitées par les services de la ville d’Ivry-sur-Seine, co-responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre la priorisation et l’attribution des logements sociaux les plus adaptés aux besoins des demandeurs.

Les types de données saisies par le service Habitat sont les suivants : Identifiants et coordonnées du demandeur et du co-titulaire, identifiants des descendants et ascendants et nature du lien parental, date de dépôt, conditions d’habitation actuelles, ressources et revenus du foyer, motifs de la demande, informations sur le logement recherché, liste des pièce justificatives fournies, évènements dans le cadre du suivi de dossier et potentiellement informations complémentaires pour les logements adaptés au(x) handicap(s) et à la perte d’autonomie.

Les demandes font l’objet d’une cotation par le service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine  sur la base de critères calculés en points disponibles sur https://www.ivry94.fr/528/la-cotation.htm . La décision d’affectation du logement est prise par la commission d’attribution des logements (https://www.ivry94.fr/527/criteres-d-attribution-d-un-logement-social.htm )

Ces données ont aussi vocation à être transmises et exploitées dans le cadre de chaque attribution par les bailleurs (disposant de logements sociaux à Ivry-sur-Seine ou une autre commune demandée : https://www.demande-logement-social.gouv.fr/offresParCommune.afficher ) en charge de prendre contact avec les demandeurs. Il s’agit pour les bailleurs de choisir dans une liste de trois candidats pour chaque attribution. Seuls le numéros <=>Numéro Unique Régional des trois demandeurs proposés sont transmis aux bailleurs en dehors du SNE (forme pseudonymisées). Chaque bailleur est ensuite responsable des traitements appliqués à ces données (en particulier de la clôture d’un dossier en cas d’attribution qui entraine la radiation du demandeur) et plus généralement du respect de la règlementation en vigueur.

Ces données peuvent également être exploitées par les services de l’Etat et les guichets enregistreurs d’Ile de France qui ont accès en temps réel aux informations, sont responsables des traitements appliqués à ces données et plus généralement du respect de la règlementation en vigueur.

Au sein de la collectivité, seules les personnes habilitées du secteur habitat social  peuvent saisir ou modifier les données tout comme le demandeur lui-même, l’état et l’ensemble des guichets enregistreurs d’Ile de France

Ces données peuvent également être consultées en lecture seule, pour instruction de dossiers connexes, par l’ensemble du service habitat de la ville d’Ivry-sur-Seine.

Les données collectées sont enfin susceptibles d’être transmises - dans le cadre des différentes commissions municipales pour l’accès au droit et dans le cadre des permanences - aux Elus et services municipaux habilités concernés de façon proportionnée avec la finalité initiale. Ainsi, la situation des personnes est susceptible d’être évoquée de façon succincte avec les travailleurs  sociaux ou médiateurs.

Les données sont conservées par le secteur habitat de la ville d’Ivry-sur-Seine et l’ensemble des guichets enregistreurs pendant une durée d’un an après la clôture du dossier. Après un an les demandes doivent faire l’objet d’un renouvellement (https://www.ivry94.fr/fileadmin/www.ivry94.fr/MEDIA/Demarches_Services/Habitat/TUTORIEL-Logement-Renouvellement-de-demande-01.pdf). Les données personnelles contenues dans le SNE sont conservées sur douze mois filants.

Par ailleurs, même en cas de renouvellement, la ville expurge les dossiers de toutes les pièces devenues inutiles une fois par an.

Les données personnelles contenues dans le logiciel Péléhas (sous-traitant AFI :voir Attestation de conformité, Pelehas registre de traitement et Relations_clients) sont hébergées sur le serveur du SIIM (Syndicat Intercommunal d’informatique Mutualisée). Elles sont conservées de façon sécurisée durant la validité du dossier demandeur et 1 an à des fins statistiques après la fin de la validité du dossier. Elles sont ensuite détruites par traitements automatisés.

Compte tenu de la sensibilité des données collectées (numéro de sécurité social, données de santé, données financières…), de leurs forts impacts sur la vie privée et des risques encourus pour les personnes concernées en cas de traitement inadéquat ou de fuite de données, la collectivité a engagé un PIA (étude d’impact) sur ces traitements pour mesurer et si besoin limiter les risques pour la vie privée des personnes.

Dans le cadre de sa mission d’intérêt public, la Ville d’Ivry-sur-Seine s’est dotée de pièges photographiques qui se déclenchent automatiquement en cas de mouvements.
Ces appareils, installés dans l’espace public à des endroits stratégiques collectent des images pour lutter contre les dépôts sauvages. Il s’agit de prendre les responsables de ces dépôts en flagrant délit et de les identifier à l’aide des plaques d’immatriculation des véhicules.

Les données personnelles collectées par ce biais sont traitées par les agents assermentés du secteur « Lutte Contre les Incivilités » (service « Prévention, Lutte Contre les Incivilités ») qui détruisent immédiatement les images non pertinentes et traitent les images prouvant une infraction afin de verbaliser les contrevenants.
Un rapport contenant l’ensemble des informations liées à l’infraction est ensuite transmis pour traitement judiciaire, au procureur.

En outre ces informations alimentent un fichier d’infractions conservé par le service.
Ainsi, l’auteur d’un dépôt d’ordure à l ‘aide d’un véhicule pourra être redevable d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros, augmentée des frais de nettoyage engagés par la ville.

Le responsable de traitement s’engage :

• A  limiter la collecte et le traitement des informations aux stricte nécessaire, c’est-à-dire à la plaque d’immatriculation du véhicule et aux silhouettes des personnes (conducteur ou passager du véhicule) de telle façon qu’elles ne soient pas immédiatement identifiables ;
• A supprimer les photos conservées dans la carte mémoire des appareils tous les trimestres ;
• A supprimer les données collectées et regroupées dans le fichier d’infraction au bout de deux ans ;
• A renforcer la sécurité des traitements dans le cadre de cette finalité.

Les données personnelles collectées dans le formulaire  d’abonnement à « Ivry-ma-ville Hebdo » sont traitées par le service Information et communication numériques de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes, pour répondre à sa mission d’intérêt public et permettre le bon fonctionnement de l’abonnement.

Le recueil des données qui portent la mention (*) est obligatoire pour permettre l’envoi de la lettre électronique.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisés et seront conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation du service.

voir le chapitre 7 dans les CGU